ต้องรู้คือจำนวนคู่สายนอกที่เราต้องการใช้งาน ว่าเราต้องใช้จำนวนกี่คู่สาย ซึ่งสายนอกมีทั้ง แบบธรรมดา หรือ แบบดิจิตอล หมายถึงสายนอกที่เป็น ISDN ขึ้นอยู่กับความจำเป็นในการใช้งาน ต่อมาคือ คู่สายภายในมีความจำเป็นต้องใช้ กี่คู่สายภายใน ซึ่งก็มีทั้งแบบ ใช้กับโทรศัพท์ธรรมดา หรือ โทรศัพท์ดิจิตอล หมายถึงเครื่องที่ใช้กับโอเปอเรเตอร์หรือผู้บริหาร เมื่อเราทราบความต้องการการใช้งาน ณ.ปัจจุบัน แน่นอนเราต้องประมาณว่าในอนาคตเรามีการขยายคู่สายนอก และคู่สายภายใน เพิ่มเท่าไหร่ เพราะถ้าเราไม่พิจารณาข้อนี้ เวลาองค์กรเราเติบโตขึ้นตู้สาขาโทรศัพท์ดังกล่าวก็ไม่สามารถใช้งานได้ ทำให้เราต้องเปลี่ยนตู้สาขาโทรศัพท์ใหม่ ซึ่งแน่นอนค่าใช้จ่ายก็ต้องเพิ่มขึ้นเป็นเท่าตัว
สิ่งต่อมาก็คือคุณสมบัติทั่วไปตู้สาขาโทรศัพท์ ที่ต้องการใช้งาน ตัวอย่างเช่น ระบบตอบรับอัตโนมัติ หมายถึง กรณี ที่ลูกค้าโทรเข้ามาที่ระบบตู้สาขาโทรศัพท์จะมีเสียงบอกว่าให้กดเบอร์ภายในที่ต้องการติดต่อ ถ้าผู้โทรเข้าทราบเบอร์ภายในที่ต้องการติดต่อสามารถกดหมายเลขเบอร์ภายในที่ทราบ ก็จะสามารถติดต่อเบอร์ภายในดังกล่าวได้ทันทีโดยไม่ต้องรอติดต่อโอเปอเรเตอร์ก่อน ซึ่งระบบตอบรับอัตโนมัติก็มีหลายขนาดให้เลือก เช่น 1 วงจร , 4 วงจร หรือ 16 วงจร หมายถึงสามารถรับสายนอกพร้อมๆกันได้กี่คู่สาย ถ้าระบบตู้สาขาโทรศัพท์ที่เลือก มีระบบตอบรับอัตโนมัติเพียง 1 วงจร หมายถึงกรณีมีสายนอกโทรเข้า 3 สายพร้อมๆกัน เมื่อระบบตอบรับอัตโนมัติรับสายนอกอยู่ 1 สาย ที่เหลืออีก 2 สายต้องรอจนระบบตอบรับอัตโนมัติโอนสายไปยังเบอร์ภายในเรียบร้อย ระบบตอบรับจึงว่างเพื่อรับสายนอกที่เหลือต่อไป ซึ่งถ้าจะใช้ระบบตอบรับอัตโนมัติ ควรต้องเลือกอย่างน้อย 4 วงจรขึ้นไปครับ มิเช่นนั้นอาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจและอาจไม่ซื้อของเราก็ได้เพราะติดต่อได้ลำบากมาก ระบบคิดค่าใช้จ่ายโทรศัพท์ หมายถึงระบบที่เก็บบันทึกการใช้งานการโทรออกสายนอกของเบอร์ภายในพร้อมคำนวณค่าใช้จ่ายให้ด้วย ซึ่งสามารถดูค่าใช้จ่ายและการรายละเอียดการโทรออกของเบอร์ภายในทุกเครื่องในระบบตู้สาขาโทรศัพท์ ซึ่งก็มี 2 แบบ คือระบบคิดค่าใช้จ่ายโทรศัพท์ที่ติดตั้งในระบบตู้สาขาโทรศัพท์ กับระบบที่ติดตั้งนอกระบบตู้สาขาโดยใช้คอมพิวเตอร์ หรือ พริ้นเตอร์ ซึ่งก็อยู่ที่ความจำเป็นของแต่ละองค์กรเป็นสำคัญ ว่าต้องการข้อมูลแบบไหน ระบบควบคุมการโทรออกสายนอกโดยใช้รหัสส่วนตัว หมายถึง ระบบที่สามารถตั้งรหัสส่วนตัวในการอนุญาติให้โทรออกสายนอกได้ เพราะพนักงานบางคนอาจจำเป็นต้องสามารถโทรออกไปหาเบอร์มือถือ, เบอร์ต่างจังหวัดหรือต่างประเทศได้ แต่เนื่องจากไม่มีห้องส่วนตัว เวลาหลังเลิกงานอาจมีคนมาลักลอบโทรออกได้ เพื่อเป็นการป้องกัน เวลาโทรออกไปต่างจังหวัด, ต่างประเทศ หรือมือถือ จึงค่อยใส่รหัสส่วนตัว รวมทั้งถ้าคนๆนั้นเดินไปยังจุดต่างๆ ที่มีเครื่องโทรศัพท์ และต้องการโทรออกแต่เครื่องโทรศัพท์นั้นห้ามโทรออก สามารถนำเอารหัสของตัวเองไปกดที่เครื่องโทรศัพท์เครื่องดังกล่าว ก็สามารถโทรออกได้ตามสิทธิ์ของตัวเองได้ ทำให้สะดวกในการใช้งาน เป็นต้น หรือคุณสมบัติต่างๆ อีกมากมายที่เราต้องการใช้งาน และทำให้การทำงานสะดวกยิ่งขี้นอาจต้องสอบถามจากพนักงานขายอีกครั้งหนึ่ง